Büyük boyutlu (300 sayfa) bir PDF'i UYAP'a yüklemek için PDF Splitter ile 10'ar MB'lık 4 parçaya böldüm, yükleme sırasında parça sırasını DYS nasıl algılıyor, isimlendirme nasıl olmalı?

Sayın meslektaşlarımız, yüzlerce sayfalık bilirkişi raporları, ticaret sicil gazeteleri veya delil klasörlerinin UYAP Avukat Portal ve DYS sistemine yüklenmesi sırasında yaşanan kota engelleri ve parça sıralama karışıklıkları, yargılamanın sıhhati ve delillerin incelenmesi açısından hayati öneme sahiptir.

UYAP ve DYS Dosya İndeksleme Mantığı (Mimari Gerçekler):

Meslektaşlarımızın düştüğü en yaygın yanılgı, parçalara ayrılarak sisteme yüklenen PDF belgelerinin UYAP sunucuları tarafından otomatik olarak arka planda birleştirilip tek bir 300 sayfalık dosya haline getirileceği düşüncesidir. UYAP ve DYS mimarisinde sunucu taraflı otomatik PDF birleştirme mekanizması KESİNLİKLE YOKTUR. Yüklenen her bir dosya parçası, Adalet Bakanlığı merkezi doküman ambarında (Oracle Documentum) bağımsız bir nesne (Object ID) ve mahkeme veritabanında ayrı bir 'Evrak Eki' (EVRAK_EK) kaydı olarak saklanır.

Hâkim veya zabıt katibi DYS ekranında dava dosyasını açıp 'Evrak Ekleri' listesine baktığında, sistem ekleri iki temel kritere göre sıralar:

• 1. Sisteme İntikal / Kayıt Sırası (DB Sequence): Evrakların portala yükleniş anında aldığı veritabanı sıra numarası (ek_sira_no).
• 2. Leksikografik (Alfabetik) Dosya Adı Dizilimi: DYS kullanıcı arayüzü tablo sıralamasında dosya adını karakter bazlı karşılaştırır.

Leksikografik Sıralama Tuzağı ve Neden Sayfalar Birbirine Karışır?:

Eğer böldüğünüz 4 parçayı bilgisayarınızda alışılagelmiş şekilde Ek_1.pdf, Ek_2.pdf, Ek_3.pdf, Ek_4.pdf (veya daha fazla parçada Ek_10.pdf) olarak adlandırırsanız, DYS dosya isimlerini harf harf kıyasladığı için alfabetik sıralamada felaket meydana gelir:

Ek_1.pdf > Ek_10.pdf > Ek_11.pdf > Ek_2.pdf > Ek_3.pdf ...

Bu durumda mahkeme heyeti veya bilirkişi dosyayı incelerken 2. parçadan önce 10. parçayı görür, sayfalar kronolojik akışını kaybeder ve delil değerlendirmesinde ciddi karışıklıklar yaşanır.

Sıfır Hata İçin Zorunlu Dosya Adlandırma Standardı (Zero-Padding Kuralı):

DYS ve UYAP sisteminde parçaların her zaman doğru sırada görüntülenmesi için şu standartlara harfiyen uyulmalıdır:

• Öncü Sıfır (Zero-Padding) Kullanın: Parça numaralarını tek hane yerine mutlaka çift haneli (01, 02, 03...) veya üç haneli (001, 002...) formatta yazın.
• Kapsanan Sayfa Aralığını Dosya Adına Gömün: Katip ve hâkimin dosya içeriğini açmadan anlayabilmesi için sayfa aralıklarını mutlaka belirtin.
• Türkçe Karakter ve Boşluk Kullanmayın: Dosya adlarında boşluk yerine alt tire (_) kullanın ve İngiliz alfabesini tercih edin.

Örnek İdeal Dosya Adlandırma Şablonu:

• Bilirkisi_Raporu_Parca_01_Sayfa_001_075.pdf
• Bilirkisi_Raporu_Parca_02_Sayfa_076_150.pdf
• Bilirkisi_Raporu_Parca_03_Sayfa_151_225.pdf
• Bilirkisi_Raporu_Parca_04_Sayfa_226_300.pdf

Portal Yükleme Esnasında Yapılması Gerekenler:

1. Ana beyan veya itiraz dilekçenizi UDF formatında hazırlayıp sisteme ekleyin.
2. Ek evrak bölümünde evrak türü olarak 'Bilirkişi Raporu' veya 'Delil / Ek Evrak' seçin.
3. Portal ekranındaki 'Evrak Açıklaması' kutucuğuna her parça için açık etiket yazın: Örneğin 'Bilirkişi Raporu Kısım 1 (Sayfa 1-75)', 'Bilirkişi Raporu Kısım 2 (Sayfa 76-150)'. DYS ekranında görevlilerin ilk gördüğü alan bu açıklama metnidir.
4. Dosyaları portala eklerken sırayla (önce 01, sonra 02, sonra 03, sonra 04) seçip yükleme listesine aktarın.

Alternatif Tavsiye: PDF'i Bölmek Yerine DPI Optimizasyonu Yapın

300 sayfalık bir metin belgesinin 40 MB tutmasının asıl nedeni tarayıcının 300-600 DPI renkli tarama yapmasıdır. Belgeyi bölmek yerine Adobe Acrobat Pro veya ücretsiz PDF24 / Ghostscript araçlarıyla çözünürlüğü 150 DPI seviyesine çekip renk modunu Gri Tonlama (Grayscale) yaparsanız, 300 sayfalık PDF kalitesinden hiçbir şey kaybetmeden 8-12 MB seviyesine düşer ve belgeyi hiç parçalamadan tek seferde sisteme yükleyebilirsiniz.