DYS üzerinden kurum dışına (Örn: SGK) giden müzekkerelerin barkod numarası ile SGK evrak takip sisteminde sorgulama yaptığımda 'Böyle bir kayıt bulunamadı' diyor, entegrasyon API'si mi sorunlu?
2 Cevap
UYAP (Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi) üzerinden Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) gibi kamu kurumlarına gönderilen resmi yazışmalarda karşılaşılan bu durum genellikle bir yazılım/API hatasından ziyade, kurumlar arası KAYSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) / DETSİS ve EBYS/DYS entegrasyon mantığından kaynaklanmaktadır.
Sürecin teknik arka planı ve çözüm adımları şu şekildedir:
- Barkod ve Evrak Numarası Ayrımı: UYAP ekranında üretilen ve evrakın sağ üst köşesinde yer alan e-imzalı evrak takip barkodu (örneğin UYAP evrak doğrulama kodu), Adalet Bakanlığı’nın kendi iç doğrulama servisine aittir. UYAP DYS’den SGK’ya web servis (SOAP/REST) üzerinden aktarılan müzekkere, SGK sistemine düştüğü anda SGK’nın kendi DYS havuzunda ayrı bir gelen evrak kayıt numarası ve kurum barkodu alır. SGK evrak takip ekranında UYAP barkodunu arattığınızda kayıt bulunamamasının birinci sebebi budur.
- Asenkron Kuyruk ve Havuz Onayı: UYAP üzerinden 'Gönderildi' olarak işaretlenen evraklar SGK’nın 'Merkez/İl Müdürlüğü Genel Evrak Havuzu'na iletilir. Evrak, kurum evrak kayıt memuru veya otomatik dağıtım servisi tarafından ilgili servis/servis şefliğine havale edilip 'Kayıt Kabul' işlemi yapılana kadar SGK’nın vatandaşa açık evrak sorgulama ekranlarında sorgulanamaz. Yoğunluğa bağlı olarak bu işlem 24 ila 72 saat sürebilir.
- Kayıt Takibi İçin Doğru Yöntem: Evrakın SGK tarafındaki akıbetini sorgulamak için mahkeme kalemindeki dosya detayından UYAP 'Giden Evrak Detayı' sekmesine bakılmalıdır. Burada SGK servisinin döndürdüğü 'Kurum Kayıt No' veya 'İntikal Numarası' görüntülenir. SGK Evrak Takip sistemine bu numara ile sorgu yapılmalıdır.
- Doğrudan Teyit: Acil dosyalarda ilgili SGK İl Müdürlüğü Genel Evrak servisi ile irtibata geçilerek müzekkerenin UYAP üst yazı tarihi ve mahkeme dosya/esas numarası verilerek SGK kayıt numarasının şifahi olarak öğrenilmesi süreci hızlandırır.
Bu sorunla biz de SGK ve vergi dairelerine giden müzekkerelerde sıkça karşılaşıyoruz. UYAP'ın oluşturduğu barkod numarası SGK'nın kendi DYS barkodu değildir; evrak SGK Genel Evrak servisinde memur tarafından işleme alınıp ayrı bir varide/kayıt numarası verilene kadar SGK portalında görünmez. Tavsiyem, kalemi arayıp UYAP ekranındaki giden evrak teslim logunda SGK tarafından iletilen bir referans/kayıt kodu olup olmadığını sormanızdır.