UDF dosyasının içine PDF eklediğimde dosya boyutu 20 MB'ı geçmemesine rağmen UYAP 'Dosya çok büyük veya bozuk' diyerek reddediyor, eklenti optimizasyonu nasıl yapılır?
2 Cevap
UDF içerisine PDF eklendiğinde, UYAP Doküman Editörü dosyayı kendi özel algoritmasıyla şifreler ve yapısını değiştirir. Bu işlem sırasında 15 MB'lık bir PDF dosyası arka planda genişleyerek portalın kabul ettiği maksimum sınırın (genellikle evrak başına değişmekle birlikte) üzerine çıkabilir veya şifreleme/imzalama aşamasında yapısı bozularak sistem tarafından reddedilebilir. PDF optimizasyonu UYAP gönderimleri için kritik bir aşamadır.
PDF boyutunu ve yapısını optimize etmek için uygulamanız gereken profesyonel adımlar şunlardır:
- Doğru Çözünürlükte Tarama: Fiziksel evrakları tararken çözünürlüğü 200 DPI ile 300 DPI arasında ve sadece Siyah/Beyaz (Grayscale değil, doğrudan Black&White) olarak ayarlayın. Renkli taramalar dosya boyutunu gereksiz yere devasa boyutlara çıkarır.
- PDF Sıkıştırma Araçları Kullanımı: Taradığınız evrakları UDF'ye eklemeden önce Adobe Acrobat'ın 'Reduce File Size' (Dosya Boyutunu Küçült) özelliğini veya ücretsiz araçlardan Ghostscript, iLovePDF (offline versiyonu güvenlik açısından önerilir) gibi yazılımları kullanarak sıkıştırın.
- OCR (Optik Karakter Tanıma) İşlemi: Eğer PDF dosyanız sadece resimlerden oluşuyorsa (taranmış sayfalar), dosyaya OCR uygulayarak metin katmanı ekleyin ve resim katmanının kalitesini bir miktar düşürün. Bu, hem boyut optimizasyonu sağlar hem de UYAP sisteminde arama yapılabilmesini kolaylaştırır.
- UDF Yerine Doğrudan PDF Yükleme: Mümkünse dilekçenizi UDF olarak hazırlayıp e-imzalayın. Ekleri ise UDF içine gömmek yerine, portal üzerinden 'Evrak Ekle' seçeneği ile doğrudan '.pdf' formatında ve e-imzalı olarak ayrı ayrı sunun. Bu yöntem UYAP sisteminde en sağlıklı çalışan ve dosya bozulma riskini sıfıra indiren yöntemdir.
Dosya yapısının bozuk görünmesinin bir diğer nedeni de PDF oluşturulurken standart dışı bir font kullanılması olabilir. PDF'leri oluştururken PDF/A standardını tercih etmeye özen gösterin.
UDF dosyasının içine büyük dosyalar eklemek her zaman sorun yaratıyor. En pratik çözüm; evrakları tek bir büyük PDF yapmak yerine, 3-4 MB'lık parçalara bölmek (Ek-1, Ek-2 şeklinde) ve bunları UDF içine ayrı ayrı eklemektir. Veya daha iyisi, dilekçeyi ayrı bir UDF olarak gönderip, eklerini portaldan 'Ek Evrak' tipi seçerek teker teker PDF formatında imzalı olarak yüklemektir. Böylece hiç takılma yaşamadan gönderim yapabilirsiniz.