UYAP Avukat portalında vekaletname sunarken 'DYS Entegrasyon Hatası: Vekaletname barkodu sistemde bulunamadı' mesajı çıkıyor, noterden yeni alınmış vekaletnamelerin DYS'ye düşmesi ne kadar sürüyor?

Türkiye Noterler Birliği Bilgi Sistemi (TNBBS) ile Adalet Bakanlığı Doküman Yönetim Sistemi (DYS) arasındaki web servis entegrasyonu asenkron bir kuyruk yapısıyla çalışır. Noterde işlem tamamlanıp harç tahsil edilse dahi, vekaletnamenin DYS sistemine yansıması rutin zamanlarda 15 ila 45 dakika sürmektedir. Ancak noterliklerdeki işlem yoğunluğu veya web servis kuyruklarındaki gecikmelerde bu süre 2 saate kadar çıkabilmektedir.

Süreci hızlandırmak ve acil tedbir taleplerinde hak kaybı yaşamamak için izlemeniz gereken adımlar şunlardır:

1. Noterden Kesinleşme Durumunu Teyit Edin: İlgili noterliği arayarak yevmiye numarası verilen işlemin sistemde 'kesinleştirilip kapatıldığını' ve dijital arşiv onayının verildiğini kontrol ettirin. Kimi zaman katip işlemi taslakta bırakabildiği için barkod dış servislere açılmamış olabilir.
2. Fiziki Nüshayı E-İmzalı Olarak Tarayıp Sunma (Acil Çözüm): DYS entegrasyonunu beklemek zorunda değilsiniz. Noterden müvekkilin aldığı fiziki vekaletname aslını 200-300 DPI siyah-beyaz olarak taratın, PDF formatına dönüştürüp e-imzanızla imzalayın. UYAP Portal'da evrak türünü 'Vekaletname (Taranmış)' veya 'Ek Evrak' olarak seçerek dava dilekçenizle birlikte derhal gönderin.
3. Dilekçeye Meşruhat Düşün: Dilekçenizin altına 'Noterlik DYS entegrasyonu gecikmesi sebebiyle fiziki aslı taranarak sunulmuş olup, entegrasyon tamamlandığında TNB barkodu ile ayrıca teyit edilecektir' notunu ekleyin. HMK m. 76 ve 77 gereğince vekaletnamenin gecikmesinde sakınca bulunan hallerde bu şekilde kabul edilmesi yasal zorunluluktur.